Dimana rekod anda?

Dimana Rekod Anda? (artikel ini pernah terbit di Majalah Pendidik)

Salam ukhuwwah...saya kongsikan cetusan ini!

Kita sering menghadapi masalah dengan rekod. Dari masa ke semasa kita menggunakan dan merujuk rekod untuk berbagai tujuan. Namun, apabila rekod rekod tersebut perlu dirujuk, ia tiada, sukar dikesan atau data yang wujud telah luput ’obsolete’kerana data data baru yang dikemaskini. Pada waktu yang sama, usaha untuk mewujudkan data data baru sentiasa dilakukan namun apabila diperlukan, semua data tersebut sukar dicari, ada merata rata, terdapat berbagai salinan sehingga sukar ditentukan yang terkini. Semua permasalahan ini berlaku di kebanyakan agensi dan organisasi. Natijahnya, tugasan yang perlu dilaksanakan akan tertangguh, tidak dapat diselesaikan, mengambil masa yang cukup lama untuk diselesaikan, atau perlu melibatkan ramai tenaga dan msa untuk diselesaikan. Tekanan semakin meningkat dengan kata dua diberi oleh ketua jabatan mahupun pihak pengurusan atasan supaya diselesaikan secepat mungkin. Inilah senario yang biasa berlaku dalam kerja seharian di dalam organisasi. Tidak terkecuali juga dalam operasi pengurusan pejabat di sekolah.

Rekod disimpan untuk dirujuk semula. Ia diguna bagi meneruskan atau menjalankan sesuatu transaksi dan aktiviti mahupun menangani sesuatu permasalahan. Ia perlu ada ketika diperlukan. Tiada gunanya menyimpan rekod yang banyak jika apabila diperlukan ia sukar dicari, ia tiada ditempat yang sepatutnya atau ia perlu dirujuk kepada individu tertentu samada staf dan pegawai tertentu  yang mana individu tersebut telah tidak lagi bekerja di organisasi tersebut.

BIODATA:

Alwi Mohd Yunus ialah seorang Pensyarah Kanan di Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA, Kampus Puncak Perdana, Shah Alam. Bidang pengkhususannya ialah Pengurusan Rekod, Pengurusan Rekod Elektronik dan Pengurusan Maklumat. Telah bertugas di UiTM sejak tahun 1999 dan kini sedang melanjutkan pengajian di peringkat Doktor Falsafah dalam bidang Pengurusan Arkib Data (Management of Data Archive).

Email: alwiyunus@gmail.com