Welcome to my Weblog. This site is dedicated to my thoughts, views and understanding on anything that touches upon records management, archives management as well as information management in Malaysia. I believe in becoming a 'functional and meaningful' information professional, the term I refer to as person who can function in many ways possible for the betterment of this discipline. Interested parties, may reproduce or quote materials published with the condition that they are credited to Comments must be accompanied by names or pseudonyms. Anonymous postings and those containing profanities and obscenities will be rejected.

Wednesday, December 15, 2010

Penjawat Awam: simpan dan jaga rekod

Rais Saran Penjawat Awam Simpan Rekod Dan Rahsia Kerajaan Dengan Baik
KUALA LUMPUR: Menteri Penerangan Komunikasi dan Kebudayaan Datuk Seri Rais Yatim menyarankan penjawat awam supaya berhati-hati dan bersikap lebih bertanggungjawab dalam menyimpan rahsia serta rekod kerajaan.
Katanya ini penting bagi mengelak rahsia kerajaan diketahui dan diperlekeh oleh pihak lain.
"Saya berpendapat pihak-pihak yang berkaitan dengan rekod-rekod kerajaan harus hati-hati selepas ini dalam menyimpan rahsia kerajaan dengan lebih bertanggungjawab supaya tidak dipermain-mainkan oleh pihak lain," katanya ketika diminta mengulas mengenai pendedahan Wikileaks baru-baru ini berhubung kenyataan pegawai kanan Singapura terhadap pentadbiran negara ini.

Saturday, November 20, 2010

The "whack" of service delivery

Dear all...

There is a big tendency to receive lackluster service delivery when we as customer ask for, request and deal for a service with service provider organization. A lot of problems are unsolved, slow respond of request and solutions provided is not up to the standard while more and more service delivered are not tackling the specific needs of us as customers! We can enlist a lot of factors and reason but the basic aspects by which a service cannot be delivered satisfactorily is due to the fact of improper documentations, lost of document and records and history of transactions cannot be traced back immediately. The system is there, the people are trained from time to time, yet the service has not improved as expectedly. Why? One of the basic notation is due to improper records keeping practices. The records management is implemented organization wide, but there are a lot of loopholes that hamper the whole processes, resulting in poor service delivery of an organization.

Saturday, November 13, 2010

Institutional repository?? Corporate memory?..Digital archiving...??

Salam to all....

Many organizations have not taken serious initiatives to truly embark on the above initiatives in whatever endeavor they are in....or some are just doing it for mere exposition of their organization's long standing and colorful history in the form of gallery that brings nothing except to showcase their past glory. This is one of the problem when the true concept of having institutional repository or the so called corporate memory is loop sided in exchange of heavy investment in some other areas that bring minimal impacts of return to organization. 

Therefore, read my view on this:

An organization which is in diverse operations has created milestone success and achievement, and at the same time created tremendous amount of records and documents in many formats. There are photos, images, maps, drawings, audio and video recordings of substantial amount and not neglecting the massive amount of transactional records of agreement, letters, memos, annual reports, etc.
How can all of these diverse items be captured, archived, organized and readily accessible on the web in one location for public access? An institutional repository can provide the perfect solution.
In our current technological age, most communications and scholarship are born digital and are often scattered across various servers and hard drives. Most of these virtual items are not as carefully archived or preserved as are traditional print publications. In today's computer dependent environment, our extensive archival expertise is timely and germane. One particularly effective means for filling the void and seizing the opportunity is to establish an institutional repository to collect the intellectual output of your institution.

Institutional repository

Simply stated, an institutional repository is a formally organized virtual locus for collecting and disseminating the digital intellectual output of an organization. The scope of the institutional repository is flexible and can be defined by each individual organization. Content can include solely corporate or academic materials or can be broadly defined to serve as an archival repository for all mission-related items of an institution ranging from official documents such as annual reports or litigation memorandums to public relations materials such as press releases or client brochures.

Benefit of an Institutional Repository

 The benefits of an institutional repository are:
1.    Enhancing  organization's reputation 
a.    A primary benefit of an institutional repository is that it will enhance the reputation and visibility of an organization. A digital repository will showcase organization's intellectual quality as well as preserve and disseminate the collective capital of its  constituents. Generally, an institution's intellectual output is spread across various websites, servers and numerous publications. Centrally storing the intellectual product of your organization in a repository better demonstrates the value of your institution's research as a whole and its impact on the larger community.

2.   Furthermore, a repository can make an organization institutional history, milestones heritage, development, research and publications available to an international community on a scale impossible to achieve in paper. The information and publications can be quickly disseminated to a worldwide audience. Long delays often attributed to the cumbersome traditional publication process can be eliminated.

Open access to publication
a.    An institutional repository also permits organization to provide open access to its publications. Traditional publication models and subscription barriers often limit the readership and availability of its institutional origin. Open access publications provide the obvious benefits of instant access to digital materials, round-the-clock, without physical boundaries.

4.   Well-organized materials readily available on the web
a.   An organization that lacks a central system with standardized document storage is at risk for suffering time inefficiencies. Searching for documents in multiple locations can be time-consuming. A repository with consistent metadata describing its contents empowers organization information consumers by providing them with a self-service option for retrieving frequently requested materials. An added benefit is that multiple patrons will be able to simultaneously use popular items.

5.   Self-service depositing documents to institutional repository
a.    It is possible to set up a repository that requires minimal intervention by staff. When establishing an institutional repository, administrators have a choice of allowing authors to self-submit items to the repository. As a repository administrator, once approval is given, it will automatically populate the repository. It is also very simple to incorporate depositing documents in the repository as part of the normal administrative workflow. Once the subject framework of the repository has been solidified, document submission is a quick and simple process.

Outlet for digital content
a.    It should also be noted that institutional repositories provide an outlet for storing materials created in a variety of formats. Repository items are not limited to traditional text only publications. Multimedia items can be easily accommodated. Research and publications that have been created in a variety of digital formats including audio, video, and images can be archived. Repository content can include lectures, slide presentations, music, photographs, artwork, data sets from empirical research or any other hidden treasures in your collection that are digitally formatted.

Organization is suggested to embark on an open source repository system. A significant advantage of open source software, of course, is that it is free. The downside is that open source software typically requires skilled expertise to install, customize and maintain. Open source solutions that are currently available include:

·         Fedora (Flexible Extensible Digital Object and Repository Architecture)
·         VITAL - VTLS

Establishing an institutional repository is a natural task as technology continues to evolve exponentially and as the amount of electronic information mushrooms. Repositories can provide significant benefits after an initial investment of time and fill a void that currently exists. There is a need for an agency to rise to the challenge and take on the task of evaluating the information needs of its constituents and ensuring that a solid infrastructure is developed for the repository. Additionally, other staffs will profit from the new relationships and collaborations that emerge as a result of implementation.

Repository software is optimized to ensure that repository items are discoverable by popular search engines so there is a high probability that you will encounter a repository item when providing research assistance in the very near future. Understanding the concept of institutional repositories will help librarians evaluate the credibility and usefulness of any repository resources that are discovered during information retrieval searches.

Monday, August 9, 2010

Records Management practices in capturing corporate memory

Records management is an integral part of the organization work processes. Without records, organization faces the consequences of loosing their transactional evidences, proof of conducts, facing probable litigation, and historical memory of its conduct. 

Not only limited to that, organization faces losing valuable information in the form of knowledge, best practices and lesson learnt from its daily conduct (explicit knowledge) and its human capital (tacit knowledge). Hence, it is important for organization to strive in managing its records and play critical role in identifying and capturing its knowledge into records and maintaining them accordingly, and by doing so safeguarding the organization’s intellectual assets, moving human capital into structural capital. 

Nonaka emphasizes that knowledge especially tacit knowledge is a main source for creating new knowledge and continuous innovation. The need for, and ability of, organizations to capture tacit knowledge remains a disputed academic issue. Considering Nonaka’s hierarchy of data, information and knowledge, the need for an effort to capture knowledge seems to be a fair and logical conclusion. Making the case for capturing tacit knowledge, this paper goes on to discuss some of the implications for records management and records managers. There are no easy solutions on offer for the successful capture and re-use of knowledge but questions are raised about the role of records managers. 

Developing relevant skills and taking responsibility for helping organizations with this strategic goal, thereby contributing to some core aspirations of employers, should be an exciting prospect and worthwhile activity. Since information and knowledge management is encompassing to every aspects of data, information and knowledge in organization, one has to look at the practices of records management and its relation to knowledge management holistically as a continuous efforts and processes of capturing critical knowledge be it tacit or explicit knowledge possessed or owned by organization. 

Within this context, the practices of records management and knowledge management varies from achieving better organizational administration to producing innovative products and better services. It is tantamount to say that records management play a critical role in the operation of administrative work of an organization. Records bring evidence in organizational transactions. And not only limited to that, records is the source of organizational information and knowledge. It is where the documented lesson learnt, best practices, expert documentation and past mistakes are referred to in learning organization. Whereby, within the context of knowledge management, records is prime resource for organizational improvements in operations, development of innovative products and services thus adding value to organizational knowledge asset. 

However, the practices of records management initiatives in organizational context, knowledge management initiatives and knowledge capturing specifically is yet to be determined. This is due to the fact that records management by itself is an ignored aspect in organization, and not focused on dollar and cents rather on intangible benefits to organization. Therefore, it requires in depth study with regard to the practices of records management in relation to knowledge capturing. The relationship between the practices of records management in the process of knowledge capturing in organizational context is due to be explored. This study looks into deeper understanding of the function of records management practices in knowledge capturing activity. It seeks to explore the neglected but critical functions played by records management in identifying explicit knowledge and turning tacit knowledge into explicit knowledge by way of documenting it and keeping it as corporate memory of an organization.

Pengurusan Rekod Perubatan-Medical Records Management

Usaha dan komitmen yang berterusan disertai dengan ilmu merupakan elemen elemen penting dalam kejayaan sesebuah organisasi. Ditambah pula dengan kepakaran yang sentiasa dipertingkatkan oleh modal insan itu sendiri atau yang kita kenali sebagai sumber manusia menjadikan sesebuah institusi itu menjadi lebih mapan dalam pencapaian objektif serta matlamat organisasi.

Menyedari hakikat ini dengan keperluan dan skop serta tanggungjawab yang lebih luas dan menyeluruh yang dituntut oleh pengguna mahupun pasaran pada hari ini memerlukan kita untuk terus mempertingkatkan kepakaran, perkhidmatan serta pemyampaian perkhidmatan dengan lebih cekap dan berkesan. Ini secara langsung memerlukan usaha yang berterusan di peringkat dalaman sesebuah institusi untuk menambah nilai dan memperbaiki segala aspek tersebut. 
Pengurusan rekod perubatan merupakan suatu usaha yang bertujuan antara lainnya untuk mencapai matlamat matlamat berikut: 
1. Mendedahkan kepentingan pengurusan rekod perubatan dengan baik dan berkualiti. 
2. Memberi panduan kepada staf hospital hospital kerajaan untuk menguruskan rekod perubatan dengan baik dan cekap supaya boleh digunakan sebagai bahan bukti 
3. Membantu didalam proses diagnosis dan membuat rawatan melalui rujukan kepada rekod perubatan 
4. Membantu didalam aspek penyelidikan dan pendidikan 
5. Memberi manfaat dari segi kecemerlangan kerjaya 

Ia merupakan suatu langkah besar dalam memartabatkan bidang pengurusan rekod perubatan di hospital hospital, pusat pusat kesihatan mahupun institusi institusi lain yang berkaitan dibawah naungan Kementerian Kesihatan Malaysia. 

Memang benar, kita mesti mengambil langkah pertama untuk memajukan dan mencapai sesuatu perkara. Usaha ini merupakan langkah yang tepat dan betul untuk memastikan aspek penyampaian perkhidmatan perubatan ketahap yang lebih tinggi lagi melalui proses penambahbaikan yang berterusan dengan menumpukan kepada peningkatan kepakaran modal insan yang dimiliki oleh kementerian kesihatan malaysia. Adalah diharapkan objektif untuk menjadikan malaysia sebagai hub pelancongan kesihatan dapat dicapai dengan peningkatan mutu perkhidmatan melalui pengurusan yang cekap dan berkesan di seluruh hospital hospital kerajaan.

Adalah diharapkan bidang pengurusan rekod perubatan akan menjadi bidang yang penting seperti mana bidang bidang lain di negara ini. Langkah proaktif pihak kementerian kesihatan malaysia ini akan menjadikan malaysia sebagai model didalam bidang pengurusan rekod perubatan di kalangan negara negara di asia tengggara mahupun negara membangun yang lain seperti mana ia telah dilaksanakan oleh negara negara maju di dunia pada ketika ini.

Friday, May 14, 2010

Kemahiran Pengurusan Maklumat: Suatu penyelesaian pengurangan beban tugas guru.

Beban tugas guru guru semakin bertambah? Itulah isu yang sedang hangat dibincangkan akhir akhir ini. Kenyataan tersebut terbukti dengan dapatan dari kajian yang dibuat oleh beberapa individu dan pihak antaranya kajian yang dilaksanakan pada tahun 2006 oleh Shaari dan Shukor (2006), ’Beban tugas guru sekolah rendah’ yang dibentangkan di Seminar Kebangsaan Kepimpinan dan Pengurusan Sekolah. Dapatan kajian beliau menunjukkan bahawa tugasan guru mencakupi dua bidang utama iaitu tugas dalam akademik secara rutin dan bermusim, serta tugas bukan akademik secara rutin dan bermusim. Guru-guru didapati menggunakan sebanyak 84.26 jam seminggu untuk menjalankan tugas rutin dan bermusim, iaitu sebanyak 52.40 jam (62.19 %) bagi tugas akademik dan 31.86 jam (37.81 %) bagi tugas bukan akademik.

Kenyataan diatas juga selaras dengan kajian oleh Kesatuan Perkhidmatan Perguruan Kebangsaan (NUTP) iaitu `Pandangan dan Syor NUTP; Beban Guru meliputi sekolah rendah, sekolah menengah, sekolah teknik dan politeknik’ yang diserahkan kepada pihak Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) baru baru ini. Kaji selidik itu yang membahagikan beban tugas kepada lima bidang itu membuktikan guru turut bertindak sebagai kerani, setiausaha, bendahari, jurujual, jurutaip dan juruhias. Ini adalah kali kedua perkara yang sama didedahkan oleh media tempatan. Pada 7 Julai 2005, sebahagian besar media cetak di Malaysia melaporkan bagaimana Jawatankuasa Menangani Beban Tugas Guru (JMBTG) yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran ketika itu, Tan Sri Ambrin Buang telah mendapati guru terbabit mengambil masa 74 jam seminggu untuk melaksanakan tugas mereka selain dibebankan dengan tugas mengisi 108 jenis borang. JMBTG juga mendakwa guru menghabiskan 38 hari setahun untuk menghadiri kursus dan latihan berbanding hanya tujuh hari yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.

Mengapa masalah bebanan tugas guru ini berlaku? Bebanan tugas berlebihan ini adalah berpunca daripada kecelaruan dan kelemahan di dalam pentadbiran dan penyelarasan di semua peringkat pentadbiran sekolah akibat dari ledakan maklumat yang pelbagai. Kadang kala terdapat situasi dimana pengaturan masa kursus tidak dapat dijalankan dengan tersusun sehingga menyebabkan terdapatnya ramai guru-guru di dalam sekolah yang sama terpaksa menghadiri kursus secara serentak di luar kawasan, ditambah lagi dengan keadaan guru yang bercuti dengan pelbagai sebab, justeru tugas yang ditinggalkan terpaksa dipikul oleh guru yang masih berada di sekolah. Semua aspek aspek ini menunjukkan bahawa ledakan maklumat sedang berlaku serentak di semua aspek dan peringkat pentadbiran menyebabkan kecekapan dan keberkesanan pentadbiran menurun. Akibat dari kurangnya kemahiran pengurusan maklumat, pengagihan tugas hanya semata mata bergantung kepada kebijaksanaan Pengetua atau Guru Besar.

Justeru, perlu ada inisiatif menyeluruh cekap dan berkesan untuk menyelaraskan semula tugas guru dengan mengambil kira semua sudut. Paling penting tugas utama guru untuk mengajar dan mendidik tidak terganggu disebabkan bebanan tugasan yang di luar bidang kuasa guru. Beberapa pendekatan yang bersifat positif dan mesra budaya kerja boleh dilakukan. Beban tugas guru boleh dikurangkan jika guru guru boleh menggunakan kemahiran menguruskan maklumat samada maklumat tersebut ialah maklumat akademik mahupun pentadbiran. Kemahiran menguruskan maklumat secara sistematik, terancang, kreatif, cekap dan berkesan perlu dilakukan jika bebanan tugas guru hendak dikurangkan. Guru guru perlu dilengkapi dengan beberapa kemahiran asas pengurusan maklumat bagi membolehkan ini dilaksanakan. Ia boleh dilakukan dengan bantuan kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT), penambahbaikan proses kerja; prosedur kerja; dasar dan polisi baru diperkenalkan; dan penstrukturan semula pengurusan maklumat pentadbiran sekolah.

Teknologi maklumat dan komunikasi sangat penting dalam membantu meringankan bebanan tugas guru guru di sekolah. Justeru, usaha untuk menggunapakai kemudahan kemudahan secara menyeluruh dan selaras di semua peringkat perlu giat dijalankan Ia boleh diguna untuk memudahkan urusan pentadbiran, memudahkan proses pengajaran dan pembelajaran, menyelaras aktiviti dan program sekolah. Perisian perisian tertentu seperti aplikasi ’Microsft Access’ dan aplikasi ’Microsoft Excel’ boleh diguna untuk mewujudkan pengkalan data pelajar dan diselaras di semua peringkat dan semua kelas. Semua maklumat berkaitan pelajar secara lengkap boleh dikumpul dalam satu pengkalan data yang khusus untuk apa jua tujuan. Ini akan menjimatkan masa dan usaha serta mempercepatkan dan meringankan beban tugas guru. Para guru tidak perlu untuk membuat salinan semula maklumat maklumat pelajar kerana semua maklumat tersebut telah tersedia ada di dalam satu sistem induk. Jika ada keperluan untuk membuat penyenaraian semua pelajar samada untuk tujuan kedatangan pelajar, pengisian markah, mahupun pertukaran kelas atau merujuk maklumat pelajar untuk tujuan tindakan atau apa sahaja, para guru hanya perlu mendapatlan akses kepada pengkalan data induk yang diwujudkan. Inilah yang akan membantu proses kerja dan menyumbang pengurangan beban tugas guru. Tentunya dalam hal ini, beberapa proses kerja dan prosedur kerja perlu diubah untuk disesuaikan dengan kemajuan teknologi yang diguna pakai. Rutin yang dulunya digunapakai akan diganti dengan proses yang lebih ringkas, cekap dan lebih berkesan.

Inisiatif yang sama juga boleh diwujudkan untuk membentuk pengkalan data soalan, pengkalan data kandungan pengajaran dan pembelajaran, pengkalan data persedian pengajaran atau dikenali sebagai ’Rancangan Pengajaran Harian’, dan pengkalan data kandungan pengajaran (’power point presentation’). Harus diingat bahawa semua elemen ini bersifat berulang dan rutin, bermusim serta boleh dikongsi bersama dengan bijak dan kreatif samada dikalangan guru guru yang mengajar subjek yang sama di sesebuah sekolah mahupun antara sekolah sekolah dikawasan yang berbeza. Contohnya, sesuatu kandungan pengajaran yang dibuat dalam bentuk ’Power Point Presentation’ boleh digunasama oleh ramai guru yang mengajar subjek yang sama di sesebuah sekolah, sesuatu zon atau kawasan atau di seluruh negara.

Jika terdapat pengkalan data yang khusus untuk membolehkan segala maklumat tersebut dikongsi dan diakses bersama secara menyeluruh oleh guru guru yang mengajar subjek yang sama, tentunya ia akan mewujudkan pelbagai bentuk kreativiti penghasilan kandungan subjek yang berbeza, kreatif dan inovatif. Ia boleh diguna semula oleh guru guru yang lain dan sentiasa langsung akan wujud penambahbaikan kandungan untuk disampaikan kepada pelajar. Pada waktu yang sama inisiatif boleh dibuat untuk mewujudkan mekanisme bagi menghargai usaha dan kreativiti para guru guru yang menyumbang ke arah proses penambahbaikan tersebut berdasarkan kriteria kriteria tertentu. Ini tentunya akan menghasilkan proses kreativiti berterusan dikalangan guru guru iaitu antara aspek utama dalam ekonomi berasaskan pengetahuan pada hari ini.

Kemahiran pengurusan maklumat perlu sebagai kaedah khusus untuk mengurus maklumat yang bersifat ’berulang’ atau ’redundant’, data dan maklumat yang banyak dalam kuantiti yang banyak dan perlu sentiasa dikemaskini dari masa ke semasa. Sebenarnya, proses proses ini adalah rutin dan perlu dilakukan namun jika kaedah pengurusan sesuatu maklumat dan data berada dalam keadaan terasing dengan kaedah dan cara masing masing tanpa ada penyelarasan khusus, standard yang perlu dipatuhi dan kaedah yang diterima pakai secara meluas dan ’universal’, tentunya proses yang dinyatakan tadi akan berulang berulang oleh setiap individu yang berbeza. Walhal, satu proses yang sama hanya perlu dilakukan sekali sahaja oleh sekumpulan atau seorang individu yang diberi amanah dan tugas jika kaedah yang betul dan tepat digunapakai.

Polisi dan dasar berkaitan pengurusan maklumat perlu diperkenalkan di setiap sekolah untuk mewujudkan keseragaman polisi pengurusan maklumat di sekolah. Polisi sedia ada yang telah wujud perlu diperbaharui selaras dengan kemajuan pesat teknologi maklujmat dan komunikasi. Polisi dan dasar tersebut perlu mengambil kira aspek pengurusan rekod dalam bentuk kertas dan pengurusan rekod elektronik dengan mematuhi akta akta dan standard yang berkaitan seperti Akta Arkib Negara Malaysia 2003, serta standard dan amalan terbaik pengurusan rekod MS 2223-1&2:2009, serta surat dan pekeliling kerajaan berkaitan dengan amalan pengurusan rekod dan pengurusan maklumat yang baik. Berdasarkan polisi tersebut, suatu proses kerja pengurusan maklumat yang bersifat dinamik, inovatif serta memudahkan pengguna dan bukan sebaliknya perlu diperkenalkan dengan melibatkan profesional pengurusan maklumat dalam proses mereka bentuk aliran kerja pengurusan maklumat tersebut.

Berdasarkan pemerhatian, beberapa aspek telah wujud dan dilaksanakan di peringkat sekolah sekolah, namun terdapat beberapa kekangan samada dasar dan polisi yang tidak mesra maklumat, kejumudan budaya kerja, kemahiran dan pengetahuan pengurusan maklumat yang kurang yang tidak membolehkan perkara ini dilakukan secara meluas, sistematik, cekap dan berkesan. Perkara ini mesti diberi perhatian oleh pihak sekolah dan pihak pentadbiran dalam pelbagai peringkat sekalipun. Usaha berterusan dengan fokus khusus ke arah penambahbaikan selaras dengan objektif untuk mengurangkan beban tugas guru serta membolehkan lebih banyak penumpuan dalam aspek pengajaran dan pembelajaran perlu dilakukan.

Artikel terbit di Majalah Pendidik Jun 2010 


Alwi Mohd Yunus ialah seorang Pensyarah Kanan di Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA, Kampus Puncak Perdana, Shah Alam. Bidang pengkhususannya ialah Pengurusan Rekod, Pengurusan Rekod Elektronik dan Pengurusan Maklumat. Telah bertugas di UiTM sejak tahun 1999 dan kini sedang melanjutkan pengajian di peringkat Doktor Falsafah dalam bidang Pengurusan Arkib Data (Management of Data Archive).


Wednesday, May 5, 2010

Partly because records management is not properly in place...

Ex-Perak exco graft trial: Original minutes of meeting lost

IPOH: A Perak Tengah district council administrative assistant told a corruption trial that she discarded the original copies of the minutes taken down during the council’s full board meetings.

Wan Nora Hasida Ngah, 26, whose duty is to prepare the minutes of each full board meeting, said during cross-examination Monday that she did not keep her handwritten notes after typing them out.

confusing records management practices....there should be a proper policy of records practices

few similar cases like this, previously in the government administration....something need to be done...use common record keeping practices or standard....

Use ISO - MS 223 for proper standard in record keeping practices in government administration....

lack of training to officer in charge of records is also a major problem... I believe many other officers like her are also kept in the dark....

urgent actions must be to fulfill people first performance now concept.....records imply accountability of actions and responsibility by officers in public offices..