Introduction

Welcome to my Weblog. This site is dedicated to my thoughts, views and understanding on anything that touches upon records management, archives management as well as information management in Malaysia. I believe in becoming a 'functional and meaningful' information professional, the term I refer to as person who can function in many ways possible for the betterment of this discipline. Interested parties, may reproduce or quote materials published with the condition that they are credited to alwiyunus.blogspot.com Comments must be accompanied by names or pseudonyms. Anonymous postings and those containing profanities and obscenities will be rejected. http://adf.ly/8Y1UN

Friday, May 14, 2010

Kemahiran Pengurusan Maklumat: Suatu penyelesaian pengurangan beban tugas guru.

Beban tugas guru guru semakin bertambah? Itulah isu yang sedang hangat dibincangkan akhir akhir ini. Kenyataan tersebut terbukti dengan dapatan dari kajian yang dibuat oleh beberapa individu dan pihak antaranya kajian yang dilaksanakan pada tahun 2006 oleh Shaari dan Shukor (2006), ’Beban tugas guru sekolah rendah’ yang dibentangkan di Seminar Kebangsaan Kepimpinan dan Pengurusan Sekolah. Dapatan kajian beliau menunjukkan bahawa tugasan guru mencakupi dua bidang utama iaitu tugas dalam akademik secara rutin dan bermusim, serta tugas bukan akademik secara rutin dan bermusim. Guru-guru didapati menggunakan sebanyak 84.26 jam seminggu untuk menjalankan tugas rutin dan bermusim, iaitu sebanyak 52.40 jam (62.19 %) bagi tugas akademik dan 31.86 jam (37.81 %) bagi tugas bukan akademik.

Kenyataan diatas juga selaras dengan kajian oleh Kesatuan Perkhidmatan Perguruan Kebangsaan (NUTP) iaitu `Pandangan dan Syor NUTP; Beban Guru meliputi sekolah rendah, sekolah menengah, sekolah teknik dan politeknik’ yang diserahkan kepada pihak Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) baru baru ini. Kaji selidik itu yang membahagikan beban tugas kepada lima bidang itu membuktikan guru turut bertindak sebagai kerani, setiausaha, bendahari, jurujual, jurutaip dan juruhias. Ini adalah kali kedua perkara yang sama didedahkan oleh media tempatan. Pada 7 Julai 2005, sebahagian besar media cetak di Malaysia melaporkan bagaimana Jawatankuasa Menangani Beban Tugas Guru (JMBTG) yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran ketika itu, Tan Sri Ambrin Buang telah mendapati guru terbabit mengambil masa 74 jam seminggu untuk melaksanakan tugas mereka selain dibebankan dengan tugas mengisi 108 jenis borang. JMBTG juga mendakwa guru menghabiskan 38 hari setahun untuk menghadiri kursus dan latihan berbanding hanya tujuh hari yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.

Mengapa masalah bebanan tugas guru ini berlaku? Bebanan tugas berlebihan ini adalah berpunca daripada kecelaruan dan kelemahan di dalam pentadbiran dan penyelarasan di semua peringkat pentadbiran sekolah akibat dari ledakan maklumat yang pelbagai. Kadang kala terdapat situasi dimana pengaturan masa kursus tidak dapat dijalankan dengan tersusun sehingga menyebabkan terdapatnya ramai guru-guru di dalam sekolah yang sama terpaksa menghadiri kursus secara serentak di luar kawasan, ditambah lagi dengan keadaan guru yang bercuti dengan pelbagai sebab, justeru tugas yang ditinggalkan terpaksa dipikul oleh guru yang masih berada di sekolah. Semua aspek aspek ini menunjukkan bahawa ledakan maklumat sedang berlaku serentak di semua aspek dan peringkat pentadbiran menyebabkan kecekapan dan keberkesanan pentadbiran menurun. Akibat dari kurangnya kemahiran pengurusan maklumat, pengagihan tugas hanya semata mata bergantung kepada kebijaksanaan Pengetua atau Guru Besar.

Justeru, perlu ada inisiatif menyeluruh cekap dan berkesan untuk menyelaraskan semula tugas guru dengan mengambil kira semua sudut. Paling penting tugas utama guru untuk mengajar dan mendidik tidak terganggu disebabkan bebanan tugasan yang di luar bidang kuasa guru. Beberapa pendekatan yang bersifat positif dan mesra budaya kerja boleh dilakukan. Beban tugas guru boleh dikurangkan jika guru guru boleh menggunakan kemahiran menguruskan maklumat samada maklumat tersebut ialah maklumat akademik mahupun pentadbiran. Kemahiran menguruskan maklumat secara sistematik, terancang, kreatif, cekap dan berkesan perlu dilakukan jika bebanan tugas guru hendak dikurangkan. Guru guru perlu dilengkapi dengan beberapa kemahiran asas pengurusan maklumat bagi membolehkan ini dilaksanakan. Ia boleh dilakukan dengan bantuan kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT), penambahbaikan proses kerja; prosedur kerja; dasar dan polisi baru diperkenalkan; dan penstrukturan semula pengurusan maklumat pentadbiran sekolah.

Teknologi maklumat dan komunikasi sangat penting dalam membantu meringankan bebanan tugas guru guru di sekolah. Justeru, usaha untuk menggunapakai kemudahan kemudahan secara menyeluruh dan selaras di semua peringkat perlu giat dijalankan Ia boleh diguna untuk memudahkan urusan pentadbiran, memudahkan proses pengajaran dan pembelajaran, menyelaras aktiviti dan program sekolah. Perisian perisian tertentu seperti aplikasi ’Microsft Access’ dan aplikasi ’Microsoft Excel’ boleh diguna untuk mewujudkan pengkalan data pelajar dan diselaras di semua peringkat dan semua kelas. Semua maklumat berkaitan pelajar secara lengkap boleh dikumpul dalam satu pengkalan data yang khusus untuk apa jua tujuan. Ini akan menjimatkan masa dan usaha serta mempercepatkan dan meringankan beban tugas guru. Para guru tidak perlu untuk membuat salinan semula maklumat maklumat pelajar kerana semua maklumat tersebut telah tersedia ada di dalam satu sistem induk. Jika ada keperluan untuk membuat penyenaraian semua pelajar samada untuk tujuan kedatangan pelajar, pengisian markah, mahupun pertukaran kelas atau merujuk maklumat pelajar untuk tujuan tindakan atau apa sahaja, para guru hanya perlu mendapatlan akses kepada pengkalan data induk yang diwujudkan. Inilah yang akan membantu proses kerja dan menyumbang pengurangan beban tugas guru. Tentunya dalam hal ini, beberapa proses kerja dan prosedur kerja perlu diubah untuk disesuaikan dengan kemajuan teknologi yang diguna pakai. Rutin yang dulunya digunapakai akan diganti dengan proses yang lebih ringkas, cekap dan lebih berkesan.

Inisiatif yang sama juga boleh diwujudkan untuk membentuk pengkalan data soalan, pengkalan data kandungan pengajaran dan pembelajaran, pengkalan data persedian pengajaran atau dikenali sebagai ’Rancangan Pengajaran Harian’, dan pengkalan data kandungan pengajaran (’power point presentation’). Harus diingat bahawa semua elemen ini bersifat berulang dan rutin, bermusim serta boleh dikongsi bersama dengan bijak dan kreatif samada dikalangan guru guru yang mengajar subjek yang sama di sesebuah sekolah mahupun antara sekolah sekolah dikawasan yang berbeza. Contohnya, sesuatu kandungan pengajaran yang dibuat dalam bentuk ’Power Point Presentation’ boleh digunasama oleh ramai guru yang mengajar subjek yang sama di sesebuah sekolah, sesuatu zon atau kawasan atau di seluruh negara.

Jika terdapat pengkalan data yang khusus untuk membolehkan segala maklumat tersebut dikongsi dan diakses bersama secara menyeluruh oleh guru guru yang mengajar subjek yang sama, tentunya ia akan mewujudkan pelbagai bentuk kreativiti penghasilan kandungan subjek yang berbeza, kreatif dan inovatif. Ia boleh diguna semula oleh guru guru yang lain dan sentiasa langsung akan wujud penambahbaikan kandungan untuk disampaikan kepada pelajar. Pada waktu yang sama inisiatif boleh dibuat untuk mewujudkan mekanisme bagi menghargai usaha dan kreativiti para guru guru yang menyumbang ke arah proses penambahbaikan tersebut berdasarkan kriteria kriteria tertentu. Ini tentunya akan menghasilkan proses kreativiti berterusan dikalangan guru guru iaitu antara aspek utama dalam ekonomi berasaskan pengetahuan pada hari ini.

Kemahiran pengurusan maklumat perlu sebagai kaedah khusus untuk mengurus maklumat yang bersifat ’berulang’ atau ’redundant’, data dan maklumat yang banyak dalam kuantiti yang banyak dan perlu sentiasa dikemaskini dari masa ke semasa. Sebenarnya, proses proses ini adalah rutin dan perlu dilakukan namun jika kaedah pengurusan sesuatu maklumat dan data berada dalam keadaan terasing dengan kaedah dan cara masing masing tanpa ada penyelarasan khusus, standard yang perlu dipatuhi dan kaedah yang diterima pakai secara meluas dan ’universal’, tentunya proses yang dinyatakan tadi akan berulang berulang oleh setiap individu yang berbeza. Walhal, satu proses yang sama hanya perlu dilakukan sekali sahaja oleh sekumpulan atau seorang individu yang diberi amanah dan tugas jika kaedah yang betul dan tepat digunapakai.

Polisi dan dasar berkaitan pengurusan maklumat perlu diperkenalkan di setiap sekolah untuk mewujudkan keseragaman polisi pengurusan maklumat di sekolah. Polisi sedia ada yang telah wujud perlu diperbaharui selaras dengan kemajuan pesat teknologi maklujmat dan komunikasi. Polisi dan dasar tersebut perlu mengambil kira aspek pengurusan rekod dalam bentuk kertas dan pengurusan rekod elektronik dengan mematuhi akta akta dan standard yang berkaitan seperti Akta Arkib Negara Malaysia 2003, serta standard dan amalan terbaik pengurusan rekod MS 2223-1&2:2009, serta surat dan pekeliling kerajaan berkaitan dengan amalan pengurusan rekod dan pengurusan maklumat yang baik. Berdasarkan polisi tersebut, suatu proses kerja pengurusan maklumat yang bersifat dinamik, inovatif serta memudahkan pengguna dan bukan sebaliknya perlu diperkenalkan dengan melibatkan profesional pengurusan maklumat dalam proses mereka bentuk aliran kerja pengurusan maklumat tersebut.

Berdasarkan pemerhatian, beberapa aspek telah wujud dan dilaksanakan di peringkat sekolah sekolah, namun terdapat beberapa kekangan samada dasar dan polisi yang tidak mesra maklumat, kejumudan budaya kerja, kemahiran dan pengetahuan pengurusan maklumat yang kurang yang tidak membolehkan perkara ini dilakukan secara meluas, sistematik, cekap dan berkesan. Perkara ini mesti diberi perhatian oleh pihak sekolah dan pihak pentadbiran dalam pelbagai peringkat sekalipun. Usaha berterusan dengan fokus khusus ke arah penambahbaikan selaras dengan objektif untuk mengurangkan beban tugas guru serta membolehkan lebih banyak penumpuan dalam aspek pengajaran dan pembelajaran perlu dilakukan.

Artikel terbit di Majalah Pendidik Jun 2010 


BIODATA:

Alwi Mohd Yunus ialah seorang Pensyarah Kanan di Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA, Kampus Puncak Perdana, Shah Alam. Bidang pengkhususannya ialah Pengurusan Rekod, Pengurusan Rekod Elektronik dan Pengurusan Maklumat. Telah bertugas di UiTM sejak tahun 1999 dan kini sedang melanjutkan pengajian di peringkat Doktor Falsafah dalam bidang Pengurusan Arkib Data (Management of Data Archive).

Email: alwiyunus@gmail.com